Objetivos:
Estes procedimentos servem apenas para fazer a atualização inicial do estoque físico e do custo médio dos produtos, quando a empresa ainda não está controlando efetivamente o estoque. Portanto, não deve ser utilizado para os acertos rotineiros de estoque que são feitos após o início do controle de estoque pelo sistema.
O controle de estoque pode ser aplicado a todo tipo de produtos como por exemplo: mercadoria para revenda, matéria prima, embalagem, produto em processo, produto acabado, subproduto, produto intermediário, material de uso e consumo, etc.
Método utilizado:
Nesta atualização inicial o estoque será primeiramente zerado, para depois ser lançada a posição atualizada da quantidade em estoque e do custo médio dos produtos. Desta forma será evitada uma eventual influência da quantidade e do custo anterior para a definição do estoque atual.
Procedimentos:
Para iniciar o controle de estoque de produtos usando o sistema ibisoft Empresa recomendamos as seguintes ações:
- Revisar a lista de produtos
- Revisar a lista de naturezas de operação
- Obter o comprometimento das pessoas envolvidas
- Fazer a contagem física do estoque
- Calcular o custo real unitário de cada produto
- Zerar o estoque dos produtos
- Atualizar o estoque e custo dos produtos
- Conferir o estoque e custo dos produtos
- Definir os procedimentos para verificação periódica
1. Revisar a lista de produtos
- Usar a rotina de "Tabela de Produtos" (menu Produtos) para gerar uma planilha do Excel contendo todos os produtos cadastrados, ordenando de forma a facilitar a localização dos produtos.
- Verificar se todos os produtos que terão o estoque controlado estão cadastrados.
- Verificar se não existem produtos duplicados e caso existam usar a rotina de "Excluir produtos duplicados" para eliminar as duplicidades.
- Verificar se o código e a descrição dos produtos estão corretos e dentro dos padrões definidos pela empresa.
- Verificar se a unidade de controle de estoque de cada produto está adequada para o registro das entradas e saídas no estoque.
- Verificar se a classificação dos produtos por tipo e grupo está adequada para a avaliação do estoque para fins operacionais e gerenciais.
- Alterar nas configurações gerais do sistema o número de decimais máximo (precisão) que será utilizado para registrar a quantidade das entradas e saídas no estoque. Se a empresa trabalhar apenas com quantidades inteiras (não fracionadas) informe o número de decimais igual a zero.
2. Revisar a lista de naturezas de operação
- Usar a rotina de "Natureza de Operação" (menu Comércio / Tabelas Auxiliares) para gerar uma planilha do Excel contendo todas as naturezas de operação, ordenadas pelo tipo de movimento de estoque.
- Verificar se todas as naturezas de operação necessárias estão cadastradas, incluindo as CFOP e as operações não contábeis como orçamentos, pedidos, requisições, etc.
- Verifique se existem cadastradas as naturezas de operação de entrada e de saída para acerto do estoque. Caso não estejam cadastradas, solicite orientação para o suporte técnico da ibisoft.
- Verificar se todas as operações contábeis estão com o Modelo de Documento Fiscal informado corretamente.
- Verificar atentamente se o Tipo de Movimento de Estoque de cada operação está informado corretamente, sendo que:
- Os tipos entrada e saída devem ser usados quando houver movimentação física do estoque. Estes tipos se aplicam às compras, vendas, remessas, retornos, acertos de estoque e demais operações que movimentam estoque.
- Os tipos entrada e saída pendentes devem ser usados quando não existe movimentação física imediata no estoque mas posteriormente serão lançados documentos que farão a movimentação efetiva do estoque. Estes tipos se aplicam às ordens de compra, pedidos de venda que já estão confirmados e outras operações similares.
- Os tipos de entrada e saída sem movimento devem ser usados nas naturezas de operação que não geram e não tem compromisso de gerar movimentação de estoque. Estes tipos se aplicam às cotações, orçamentos para compra e venda e outras operações similares.
3. Obter o comprometimento das pessoas envolvidas
- Definir formalmente quais os colaboradores realizarão operações que afetarão o controle do estoque.
- Definir formalmente quais operações serão realizadas por cada colaborador para o controle do estoque.
- Informar cada colaborador sobre a importância do controle de estoque para a empresa e a responsabilidade de cada um e de todos para que o controle seja efetivo.
4. Fazer a contagem física do estoque
- Escalar uma pessoa ou uma equipe de pessoas que serão responsáveis pela contagem física do estoque.
- Definir um método para realizar a contagem do estoque e um prazo para a conclusão desta tarefa.
- Usar a rotina de "Tabela de Produtos" (menu Produtos) para gerar uma ou diversas planilhas do Excel contendo os produtos que serão contados fisicamente, agrupando e ordenando os produtos de forma a facilitar a registro das quantidades encontradas.
- Estas planilhas poderão ser impressas em papel para anotação manual das quantidades ou deixadas disponíveis para digitação das quantidades na própria planilha.
- A contagem poderá ser feita de todos os produtos no mesmo dia ou separada em diversas planilhas para distribuição em diversos dias, equipes e grupos de produtos.
- Em cada planilha deve ser registrada a data em que foi feita a contagem, sendo que nesta mesma data não poderá haver nenhuma operação de entrada nem saída do estoque. Caso isso ocorra poderá haver uma alteração no estoque ou no custo médio do produto, que irá impactar no valor total do estoque.
- A partir do dia seguinte à realização da contagem do estoque de cada produto, poderão ser lançadas normalmente as entradas e saídas no estoque, mesmo que não tenha sido atualizado o estoque no sistema. Isto é possível porque o sistema permite o lançamento da contagem em data retroativa e faz o recálculo do estoque a partir da data informada.
5. Calcular o custo real unitário de cada produto
- Antes de iniciar o lançamento do estoque no sistema, deverá ser calculado o custo real unitário de cada produto que tenha estoque maior que zero.
- O custo real unitário de cada produto deverá ser calculado considerando:
- Preço unitário pago na última compra.
- Incluindo o IPI e o ICMS / ST pago do produto.
- Incluindo a porcentagem de frete e outras despesas da NF.
- Descontando o ICMS embutido no preço (caso a empresa se credite do ICMS).
- Descontando a porcentagem de desconto (caso exista na NF).
- Caso o estoque atual do produto contenha produtos não apenas da última compra mas também de outras compras anteriores, e se queira fazer uma cálculo mais exato do custo real unitário, deve ser calculada uma média ponderada entre o custo real de cada compra, considerando a quantidade de cada compra que ainda permanece no estoque.
6. Zerar o estoque dos produtos
- Para que o estoque anterior dos produtos não afete o custo médio nem a quantidade do estoque atual, devemos zerar o estoque no dia anterior à data da contagem.
- Para fazer isso, proceder da seguinte forma:
- Utilizar a rotina de "Lançamento da Contagem de Estoque" (menu Estoque) e preencher os seguintes parâmetros:
- Data da Contagem = data anterior a data da contagem.
- Nossa empresa = nossa empresa da qual foi feita a contagem.
- No quadro de Seleção dos Produtos, deixe os campos Fabricante, Tipo de Produto e Grupo de Produto com a opção <TODOS>.
- Clicar no botão "Selecionar Produtos" e aguardar o processamento.
- Clicar no botão "Zerar Estoque dos Produtos", confirme e aguardar o processamento.
- Clicar no botão "Gerar Acertos de Estoque". Será mostrada uma tela para escolher as Naturezas de Operação para entrada e saída do estoque. Selecione a natureza de entrada = "Entrada para acerto de estoque", natureza de saída = "Saída para acerto de estoque", clique em "Gerar acertos de Estoque" e aguarde o processamento.
- No final do processamento, confirme para mostrar os documentos gerados para entrada e saída de acerto de estoque. Estes documentos deverão ser calculados e arquivados usando os procedimentos normais das operações comerciais.
- Fechar a rotina de "Lançamento da Contagem de Estoque".
- Para confirmar se o estoque ficou mesmo zerado, gere o "Relatório de posição de Estoque" com os parâmetros:
- Nossa empresa = empresa da qual foi feita a contagem.
- Data de referência = data anterior a data da contagem.
- Se mostrar o aviso "Não existem dados que atendam as condições para geração deste relatório." estará indicando que o estoque foi zerado com sucesso. Caso contrário, repita os passos acima para zerar o estoque dos produtos.
7. Atualizar o estoque e custo dos produtos
- Antes de iniciar a atualização do estoque vamos confirmar se o estoque também está zerado na data da contagem. Para isso gere o "Relatório de posição de Estoque" com os seguintes parâmetros:
- Nossa empresa = empresa da qual foi feita a contagem.
- Data de referência = data da contagem do estoque.
- Se mostrar o aviso "Não existem dados que atendam as condições para geração deste relatório." estará indicando que o estoque está pronto para ser atualizado. Caso contrário, se mostrar alguma informação no relatório, indica que o estoque do dia anterior não foi zerado corretamente (caso 1) ou que houve alguma movimentação de estoque na data da contagem (caso 2).
- No caso 1 repita os passos já realizados para zerar o estoque dos produtos.
- O caso 2 impede a realização da contagem de estoque na data escolhida e portanto deve ser definida uma nova data para contagem e refazer todos os procedimentos definidos. Este procedimento pode ser refeito para todos os produtos ou apenas para os produtos que tiveram movimentação de estoque na data da contagem.
- Para o lançamento do estoque e custo dos produtos no sistema, utilizar a mesma rotina de "Lançamento da Contagem de Estoque" (menu Estoque), informando os seguintes parâmetros:
- Data da contagem = data em que foi feita a contagem do estoque.
- Nossa empresa = empresa da qual foi feita a contagem.
- Clicar no botão "Selecionar Produtos" que irá mostrar o primeiro produto a ser avaliado.
- Preencher o campo "Contagem" com a quantidade obtida na contagem do estoque. Se o produto não foi encontrado no estoque (contagem = zero), não precisa preencher nenhuma informação, basta clicar no botão "Próximo" que está abaixo do botão "Selecionar Produtos" para avançar para o próximo produto. Para avançar direto para um produto específico, clique na caixinha do Nome do Produto, Código Interno ou Código do Fabricante e selecione na lista o produto desejado.
- Após preencher o campo "Contagem", preencha o campo "Preço de Custo" com o custo médio unitário calculado para este produto.
- Clicar no botão "Calcular Diferença" e confirmar a operação. Neste momento o sistema apenas registrou as informações na lista de "Diferenças Encontradas" mas nenhuma alteração no estoque foi feita ainda.
- Clique no botão "Próximo" ou selecione o próximo produto diretamente na lista, e repita as ações para informar a contagem, o preço de custo e calcular a diferença para cada um dos produtos com estoque.
- Após informar o estoque e custo de todos os produtos, clicar no botão "Gerar Acertos de Estoque". Será mostrada uma tela para escolher a Natureza de Operação para entrada no estoque. Selecione a natureza de entrada = "Entrada para acerto de estoque", depois clique em "Gerar acertos de Estoque" e aguarde o processamento.
- No final do processamento, confirme para mostrar o documento gerado para entrada de acerto de estoque. Este documento deverá ser calculado e arquivado usando os procedimentos normais das operações comerciais.
- Fechar a rotina de "Lançamento da Contagem de Estoque".
8. Conferir o estoque e custo dos produtos
- Para confirmar se o estoque e o custo dos produtos ficaram corretos, gere o "Relatório de posição de Estoque" com os parâmetros:
- Nossa empresa = empresa da qual foi feita a contagem.
- Data de referência = data da contagem.
- Conferir atentamente para cada produto, se as informações das colunas "Estoque" e "Custo Unitário" estão corretas.
- Conferir se nenhum produto está faltando ou sobrando na comparação com a lista da contagem de estoque.
- Se houver qualquer diferença, faça a edição do documento gerado nas operações comerciais para o acerto do estoque e altere as informações necessárias.
- Repetir este procedimento até que o relatório de posição de estoque esteja totalmente correto.
9. Definir os procedimentos para verificação periódica
- Tendo concluída a atualização inicial do estoque, recomendamos definir os procedimentos periódicos a serem adotados para manter o estoque sempre atualizado.
- Primeiramente escolha um dos colaboradores para ser a pessoa principal responsável pela verificação periódica do estoque.
- Defina a periodicidade que será feita a verificação do estoque, que pode ser semanal, mensal ou outra conforme as necessidades da empresa.
- Passe para o colaborador responsável as instruções detalhadas para a realização da verificação periódica do estoque, conforme o texto "Controle de Estoque - Verificação Periódica".
